Par Gouvêa Vieira Advogados, cabinet d’avocat membre de la CCBF.

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, dite “Convention Apostille”, a pour objectif de faciliter la circulation des actes publics entre deux Etats parties à la Convention.

Pour cela, elle remplace les procédures préexistantes de légalisation d’un acte public étranger[1], par la production d’une simple Apostille (également dénommée “Certificat d’Apostille” ou “Certificat”) émise par une Autorité compétente sur le territoire duquel l’acte public a été établi, afin d’utiliser l’acte en question à l’étranger.

Elle est apposée sur l’acte lui-même ou sur une allonge, et certifie l’origine de l’acte – c’est-à-dire qu’elle atteste de l’authenticité de la signature de l’autorité et capacité de l’autorité signataire de l’acte. En revanche elle n’atteste en aucun cas le contenu de l’acte public.

Cette Convention a été ratifiée par la République Fédérative du Brésil le 2 décembre 2015, et est entrée en vigueur le 14 août 2016, en application du Décret n° 8.660 du 29 janvier 2016.

Les schémas ci-dessous illustrent la procédure avec ou sans apostille:

1

2

I. Champ d’application 

A. Quant aux actes

La Convention Apostille ne s’applique qu’aux actes publics, c’est-à-dire:

  • aux documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant toute juridiction étatique (y compris du Ministére Public ou du Greffe);
  • Aux documents administratifs;
  • Aux actes notariés; et
  • Aux déclarations officielles apposées sur des actes sous seing privé (y compris les certifications de signature).

En revanche, sont exclus de son champ d’application les actes émis par des agents diplomatiques ou consulaires, et certains actes administratifs liés à des opérations commerciales ou douanières.

Notez que la Convention remplace tout accord bilatéral ou multilatéral préexistant, à l’exception des règles plus souples qui abolissent ou simplifient l’existence d’Apostille.

Ainsi par exemple,  les dispositions de la Convention bilatérale relative à la coopération franco-brésilienne en matière civile (Décret nº 3598/2000) qui dispense certains actes publics de légalisation, sans exiger leur apostille, devront a priori prévaloir sur les dispositions de la Convention Apostille.

B. Quant au territoire

La Convention ne s’applique qu’entre les Etats parties, autrement dit, aux seuls Etats où la Convention Apostille est entrée en vigueur. Il est donc nécessaire de vérifier si l’Etat émetteur de l’acte public et l’Etat destinataire sont parties à la Convention et si celle-ci est effectivement entrée en vigueur.  Cependant, il n’est pas nécessaire que les Etats concernés soient également parties à la Conférence de La Haye.

De même, il est également important de vérifier si la Convention est applicable sur l’ensemble du territoire des Etats concernés et si aucune objection n’a été soulevée par l’un des Etats pour l’adhésion à la Convention de l’autre Etat (auxquels cas la Convention ne pourrait pas s’appliquer entre ces deux Etats). Pour cela, une liste mise à jour des Etats contractants (« état présent ») est disponible sur le site web de la Conférence de La Haye à l’adresse suivante: https://www.hcch.net/fr/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Ainsi, si le pays destinataire n’est pas partie à la Convention ou si celle-ci n’est pas entrée en vigueur, il est nécessaire d’utiliser les règles générales de légalisation des actes publics étrangers. Il faut donc se référer aux législations en vigueur ou, le cas échéant, aux traités préexistants entre les Etats concernés.

II. L’établissement d’une Apostille au Brésil

Si le pays destinataire est également partie à la Convention, il est nécessaire de faire apposer une Apostille. Pour cela, il faut s’adresser aux autorités compétentes, c’est-à-dire aux autorités judiciaires, notariales et d’enregistrements appropriées.

Le Conseil National de Justice brésilien a établi une liste de toutes les autorités compétentes – principalement les “cartórios” locaux, à l’adresse suivante: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/cartorios-autorizados

L’apostille, qui est généralement établie le jour même, devra être conforme au modèle annexé à la Convention, et mentionner le titre “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.

Le coût d’une Apostille n’est pas précisé par la Convention et pourra varier selon les pays et selon le type d’acte public.

III. La vérification d’une Apostille étrangère

Afin de vérifier une Apostille en particulier, il est nécessaire de s’adresser directement à l’autorité compétente identifiée. Le site de la conférence de La Haye établit d’ailleurs une liste avec l’ensemble des coordonnées des autorités compétentes à cet effet:  https://www.hcch.net/fr/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Notez que certains gouvernements, tels que le Brésil, ont également mis en ligne des e-registres, permettant une vérification plus simple et plus rapide des Apostilles au moyen d’un « QR code »:

https://www.hcch.net/fr/instruments/conventions/specialised-sections/operational-e-registers

En conclusion, l’entrée en vigueur de la Convention Apostille est une avancée majeure, permettant de simplifier les formalités liées à l’utilisation de documents à l’étranger. Reste encore à savoir comment, en pratique, les répartitions publiques interprèteront et feront usage de cet instrument, et le feront coexister avec les dispositions plus souples déjà existantes entre certains pays tels que la France et le Brésil.

***